TOP 10 các hàm Excel thường dùng có ví dụ minh họa

Các hàm Excel thường dùng mà chúng tôi tổng hợp dưới đây như hàm Excel tính toán, thống kê,… Sẽ rất hữu ích với các bạn thường xuyên phải thực hiện công việc trên bảng tính Excel, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự. Do đó, hãy chắc chắn rằng bạn đã thuộc nằm lòng những hàm Excel cơ bản này. Mời bạn tham khảo nhé.

Bạn đang xem bài viết: Các hàm Excel thường dùng 

Các hàm Excel thường dùng nhất: Hàm tra cứu dữ liệu

1.Hàm VLOOKUP

– Hàm VLOOKUP là hàm được sử dụng khi cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang.

Xem thêm: Hàm OR trong Excel là gì?

Cú pháp:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Với:

Lookup_value: kết quả cần dò tìm, có khả năng điền kết quả trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.

Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.

Col_index_num: Số thứ tự của cột thu thập dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.

Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

• Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
• Nếu như Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Ví dụ: Xác định mức phụ cấp cho người làm công. Tại ô E4, bạn nhập công thức: =VLOOKUP(D4,$H$3:$I$8,2,0)

Giải thích công thức (theo thứ tự các đối số trong bí quyết từ trái sang):

• Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi mà bạn copy công thức hàm sang các ô khác.
• 2 là số thứ tự của cột dữ liệu.
• Range_lookup = 0 (FALSE) để dò tìm chính xác.

2. Hàm INDEX

Hàm INDEX là hàm cho mục đích trả về là một kết quả hoặc tham chiếu tới một giá trị trong bảng hoặc một phạm vi cụ thể.

Cú pháp: =INDEX(array, row_num, column_num)

Với:

array: Phạm vi ô hoặc một hằng số mảng. Nếu như mảng chỉ chứa một hàng hoặc cột thì row_num hoặc column_num tương ứng là tùy chọn. Nếu như mảng có nhiều hàng và nhiều hơn một cột mà bạn chỉ khai báo 1 trong 2 đối số row_num hoặc column_num, hàm sẽ trả về một mảng của toàn bộ hàng hoặc cột trong mảng.

row_num: Thứ tự của hàng trong mảng chứa thành quả trả về. Đây là đối số bắt buộc phải có, trừ khi mà bạn khai báo column_num. Nếu bỏ qua row_num, bạn cần phải khai báo column_num.

column_num: Thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị trả về. nếu như bỏ qua column_num, bạn phải cần khai báo row_num.

Ví dụ: Bây giờ, giả sử bạn phải cần tìm giá trị của phần tử ở dòng thứ 4, cột thứ 1 trong mảng. Mảng ở đây gồm 10 dòng và 4 cột (có địa chỉ là B4:E13). Bạn điền công thức: =INDEX(B4:E13,4,1)

Giải thích công thức (theo thứ tự các đối số trong công thức từ trái sang):

• B4:E13 là mảng chứa giá trị cần trả về.
• 4 là số thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị cần trả về.
• 1 là số thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị cần trả về.

Sau khi nhập xong, bạn nhấn Enter.

Hàm tính toán Logic cơ bản nhất trong Excel

1. Hàm SUM

Hàm SUM dùng để tính tổng tất cả các số trong dãy ô. Nghĩa là SUM có trách nhiệm tính tổng giá trị các số hoặc dãy số trong ô mà bạn mong muốn tính.

Cú pháp:

=SUM(Number1,Number2,Number3)

Với:

Number1,Number2,Number3: là thành quả các số hạng cần tính tổng

Kết quả của hàm SUM là tổng các giá trị được chọn.

Ví dụ: =SUM(20,40,60) nghĩa là cộng các số hạng lại với nhau và cho ra kết quả 120.

Ví dụ: Tính tổng các dãy số từ A1 đến A3, =SUM(A1:A3) cho ra kết quả làm 120.

2. Hàm MIN/MAX

Hàm MIN/MAX sử dụng để tìm kết quả nhỏ nhất/lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc trong cả bảng tính.

Cú pháp:

=MIN(Number1,Number2,…)

Với:

Number1,Number2: Các kết quả cần so sánh

Kết quả trả về số nhỏ nhất trong vùng dữ liệu

Ví dụ: Số nhỏ nhất trong vùng dữ liệu của ví dụ này, ta có công thức =MIN(A2:C5) và nhận được 25 là giá trị nhỏ nhất cần tìm.

Cú pháp:

=MAX(Number1,Number2,…)

Với:

Number1,Number2: các thành quả cần so sánh

Kết quả trả về con số lớn nhất trong vùng dữ liệu

Ví dụ: Tìm số lớn nhất trong vùng dữ liệu của ví dụ này, ta có công thức =MAX(A2:C5) kết quả có được là 89 là giá trị khổng lồ nhất cần tìm.

Hàm đếm COUNT Excel hay dùng nhất

Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đấy hay trong tất cả bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể dùng hàm =COUNT.

Hàm COUNT trong Excel trả về số lượng các kết quả là số. Số ở đây gồm có số âm, phần trăm phần trăm, ngày, giờ, phân số và công thức trả về số. Các ô trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.

Cú pháp:

COUNT (value1,[value2],...)

Cú pháp hàm COUNT có các đối số sau:

value1: Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.

value2, …: Tùy chọn. Lên đến 255 mục bổ sung, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.

Chú ý: Các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến phong phú dữ liệu không giống nhau, nhưng chỉ số mới được tính.

Những kết quả được tính bao gồm:

• Các đối số là số, ngày tháng hoặc đại diện văn bản của số (ví dụ: một số được đặt trong dấu ngoặc kép, giống như “1”) được tính.
• Những thành quả logic và biểu diễn văn bản của các số mà bạn điền trực tiếp vào danh sách các đối số sẽ được tính.
• Các đối số là giá trị lỗi hoặc văn bản không thể dịch thành số sẽ không được tính.
• Nếu như đối số là một mảng hoặc tham chiếu, thì chỉ các số trong mảng hoặc tham chiếu đó mới được tính. Các ô trống, giá trị logic, văn bản hoặc kết quả lỗi trong mảng hoặc tham chiếu không nên tính.

Nếu như bạn mong muốn đếm các thành quả logic, văn bản hoặc giá trị lỗi, hãy dùng hàm COUNTA (COUNT tính toán số lượng ô có thành quả số, còn COUNTA tìm số ô có dữ liệu không trống). Nếu bạn chỉ muốn đếm các số thuyết phục những tiêu chí nhất định, hãy dùng hàm COUNTIF hoặc hàm COUNTIFS.

Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10).

1. Hàm đếm COUNTIF với điều kiện nhất định

Hàm COUNTIF của Microsoft Excel đếm số ô trong một phạm vi mà các thủ thuật excel đáp ứng tiêu chí cụ thể.

Hàm COUNTIF là một hàm tích hợp trong Excel được chia loại là hàm tổng hợp và thống kê. Nó sẽ được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel. Là một hàm trang tính, hàm COUNTIF có thể được nhập như một phần của bí quyết trong một ô của trang tính.

Nếu bạn muốn áp dụng nhiều tiêu chí, hãy thử dùng hàm COUNTIFS.

Cú pháp cho hàm COUNTIF trong Microsoft Excel là:

COUNTIF( range, criteria )

Tham số hoặc đối số

• range: Phạm vi ô mà bạn mong muốn đếm dựa trên tiêu chí.
• criteria: Tiêu chí được dùng để nắm rõ ràng ô nào cần đếm.

Hàm COUNTIF trả về một kết quả số. Hàm này có thể áp dụng cho Excel cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2011 cho Mac, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP, Excel 2000.

Bạn cũng có khả năng sử dụng một Named Range trong hàm COUNTIF. Named Range là tên mô tả cho một tập hợp các ô hoặc dải ô trong một trang tính.

Nếu công thức COUNTIF của bạn sử dụng tiêu chí thích hợp với một chuỗi dài hơn 255 ký tự, nó sẽ trả về lỗi. Để khắc phục điều này, hãy sử dụng hàm CONCATENATE để khớp các chuỗi dài hơn 255 ký tự. Bạn sẽ tránh nhập toàn bộ hàm bằng việc chỉ cần sử dụng dấu và (&), như được minh họa phía dưới.

=COUNTIF(A2:A5,"long string"&"another long string")

Một hành vi của hàm COUNTIF cần lưu ý là nó bỏ qua các chuỗi chữ hoa và chữ thường. Các tiêu chí bao gồm một chuỗi chữ thường và một chuỗi chữ hoa sẽ khớp với các ô giống nhau và trả về cùng một giá trị.

Để đếm các ô dựa trên một điều kiện nhất định (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIF sau đây.

2. Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện

Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau.