Cú pháp hàm IF trong Excel, 4 cách dùng phổ biến nhất kèm ví dụ

Hàm IF trong Excel là hàm Excel cơ bản và được sử dụng nhiều trong bảng dữ liệu Excel để thống kê số liệu. Hàm IF trong Excel có thuộc tính kiểm tra một điều kiện và trả về một thành quả nếu như điều kiện được thỏa mãn, hoặc trả về một thành quả khác nếu như điều kiện đấy không được thỏa mãn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng hàm IF trong Excel.

Bạn đang xem bài viết: Cú pháp hàm IF trong Excel 

Cú pháp hàm IF trong Excel và cách dùng

Hàm IF là một trong những hàm logic cho phép đánh giá một điều kiện cụ thể và trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu như điều kiện là TRUE và trả về một giá trị khác nếu như điều kiện là FALSE

Xem thêm: TOP 10 các hàm Excel thường dùng có ví dụ minh họa

Cú pháp cho hàm IF như sau:

IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số, tuy nhiên chỉ có tham số đầu tiên là bắt buộc phải có, còn 2 tham số còn lại là không bắt buộc

  • logical_test: Là một kết quả hay biểu thức logic có kết quả TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). Chắc chắn phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đấy là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.

Ví dụ: Biểu thức logic của bạn có thể là hoặc B1=”sold”, B1<12/1/2014, B1=10 hoặc B1>10.

  • Value_if_true: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho thành quả TRUE hay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn. Không chắc chắn phải có.

Ví dụ: Công thức sau sẽ trả về từ “Good” nếu kết quả ở ô B1 lớn hơn 10: =IF(B1>10, “Good”)

  • Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị FALSE hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn. Không chắc chắn phải có.

Ví dụ: Nếu như bạn thêm biến thứ 3 là “Bad” vào công thức ở VD trên, nó sẽ trả về từ “Good” nếu như giá trị ở trong ô B1 lớn hơn 10, còn nếu trái lại thì thành quả trả về sẽ là “Bad”:

=IF(B1>10, "Good", "Bad")
Excel IF function - formula example
Excel IF function – formula example

Ví dụ về hàm IF trong Excel

Giống như phần lớn các công dụng của Excel, hàm IF được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm IF

Ví dụcông thức hàm IF dưới đây trả về thành quả “Yes” hoặc “No” dựa trên tình trạng giao hàng (cột C)

=IF(C2="delivered", "No", "Yes")

Công thức này nói lên rằng Excel sẽ trả về “No” nếu một ô trong cột C bao gồm từ “Delivered”, còn trái lại thì sẽ trả về “Yes”. Không đặc biệt là bạn gõ từ “Delivered” như thế nào trong tham số biểu thức logic – “delivered”, “Delivered”, hay “DELIVERED”. Cũng không quan trọng liệu từ “Delivered” được viết hoa hay thường ở trong bảng, như minh họa trong hình ảnh dưới đây.

Công thức hàm IF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự
Công thức hàm IF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Một cách khác để đạt được một mục đích chuẩn xác hơn đấy là dùng phép so sánh “không bằng” và tráo đổi hai tham số value_if_true và value_if_false

=IF(C2<>"delivered", "Yes", "No")

Một vài cách dùng hàm IF trong Excel

Trong thực tế khi sử dụng hàm IF, chúng ta sẽ cần lồng nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng hàm IF với các hàng khác.

Bạn có thể tham khảo các cách dùng hàm IF khác như sau:

  • Nếu điều kiện IF đúng => Thực hiện hành động 1.
  • Nếu như điều kiện IF sai => Thực hiện hành động 2.

Lồng nhiều hàm IF

Trong trường hợp bạn có từ 2 điều kiện không giống nhau trở lên, bạn nên lồng các hàm IF lại với nhau để tạo thành một bí quyết đầy đủ.

Giả sử bạn là người quản lý tiền lương và lương thưởng của một doanh nghiệp, và bạn cần phải tính toán phụ cấp tương ứng theo chức vụ như sau:

Ví dụ lồng nhiều hàm IF với nhau
Ví dụ lồng nhiều hàm IF với nhau

Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF(C2=”Nhân viên”,500000,IF(C2=”Chuyên viên”,700000,1000000))

Giải thích:

  • Công thức IF 1: Nếu C2 là nhân viên, trả về kết quả 500000, không phải nhân viên thì kiểm duyệt tiếp với IF 2
  • Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên, trả về kết quả 700000, không phải Chuyên viên thì trả về kết quả 1000000 (vì không phải nhân viên, không phải Chuyên viên thì chỉ còn lại Trưởng phòng)

Kết quả:

Kết quả lồng nhiều hàm IF với nhau
Kết quả lồng nhiều hàm IF với nhau

Lồng hàm IF với hàm khác

Ngoài các hàm IF được lồng với nhau, chúng ta cũng lồng hàm IF với các công thức khác trong các trường hợp điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ phía dưới là một trường hợp phổ biến dùng hàm AND lồng với hàm IF.

Ví dụ hàm IF lồng với hàm khác
Ví dụ hàm IF lồng với hàm khác

Tại ô E2, ta dùng công thức: =IF(AND(C2>=5,D2>=5),”Đạt”,”Không Đạt”)

Giải thích:

  • AND(C2>=5,D2>=5: kiểm duyệt coi ô C2 và D2 coi mỗi ô có lớn hơn hoặc bằng 5 không
  • “Đạt”: kết quả trả về khi cả ô C2 và D2 đều từ lớn hơn 5
  • “Không Đạt”: kết quả trả về khi một trong hai nhỏ hơn 5

Kết quả:

Kết quả hàm IF lồng với hàm khác
Kết quả hàm IF lồng với hàm khác

Dùng hàm IF nhiều điều kiện

Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, ta có khả năng dùng thủ thuật excel hàm IFS.

Công thức:

=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…)

Trong số đó

  • logical_test1: Biểu thức điều kiện 1.
  • value_if_true1: Thành quả trả về nếu như điều kiện 1 đúng.
  • logical_test2: Biểu thức điều kiện 2.
  • value_if_true2: Giá trị trả về nếu điều kiện 2 đúng.

Để giải thích hàm IFS, ta hãy cùng đến ví dụ::Cho một bảng danh sách mã hàng hóa với phần trăm khuyến mãi khác nhau, khi mua hàng hóa nhân sự sẽ quét mã sản phẩm và trả về số tiền khuyến mãi.

Ngoài việc sử dụng hàm VLOOKUP ra, ta còn có khả năng sử dụng hàm IFS như sau:

=IFS(A2=”Xà Phòng”,0.5, A2=”Sữa tắm”,0.4, A2=”Bột giặt”,0.8)

Trong đó:

  • A2 là sản phẩm cần dò điều kiện.
  • Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: là các loại sản phẩm cần dò
  • 0.5, 0.4, 0.8: là tỉ lệ giảm giá sẽ trả về nếu như thỏa điều kiện 1, 2, 3.

Hàm IF kết hợp AND

Để hiểu hơn về trường hợp này, ta có thể đi tới ví dụ sau:

Giả sử ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi nếu như điểm trung bình đạt 8.0 và hạnh kiểm Tốt

Vậy dùng hàm IF kết hợp and trong trường hợp này sẽ là:

=IF(AND(A2>=8, B2=”Tốt”), “Học Sinh Giỏi”, “Học Sinh Tiên Tiến”)

Trong đó:

  • AND: So sánh cả 2 điều kiện IF (DTB >=8, Hạnh Kiểm là Tốt)
  • “Học Sinh Giỏi”: Kết quả trả về nếu thỏa 2 điều kiện
  • “Học Sinh Tiên Tiến”: Mục đích trả về nếu như 1 trong hai điều kiện đấy không thỏa.

Những điều cần nhớ về hàm IF trong Excel:

Cho dù hai biến cuối cùng trong hàm IF là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những giá trị không mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc căn bản nhất

1. Nếu value_if_true bị bỏ qua

Nếu value_if_true bị bỏ qua trong công thức IF (ví dụ chỉ có dấu phải sau logical_test), thì hàm IF sẽ trả về kết quả là 0 nếu như điều kiện chính được đáp ứngđây chính là ví dụ:

=If(B1>10,,”Bad”)

Nếu như bạn không mong muốn hàm If của mình không hiển thị bất cứ điều gì khi điều kiện thỏa, hãy nhập 2 lần dấu nhấy trong tham số thứ 2 như thế này:

=If(B1>10,””,”Bad”)

. Về cơ bản, trường hợp này hàm if sẽ trả về chuỗi trống.

IF formulas with the value_if_true argument omitted

2. Nếu value_if_false bị bỏ qua

Nếu bạn không quan tâm đến điều gì sẽ xảy ra nếu điều kiện quy định không được đáp ứngbạn có thể bỏ qua biến thứ 3 trong công thức hàm IF, điều này sẽ dẫn đến mục đích như sau

Nếu như biểu thức logic được đánh giá là FALSE và chỉ số value_if_false bị bỏ qua (chỉ có một thành quả duy nhất ứng với tham số value_if_false) thì hàm IF sẽ trả về giá trị FALSE. Đây quả là một điều không ước muốn đúng không nào?

Đây là một ví dụ cho công thức

=IF(B1>10, "Good")

Nếu bạn đặt dấu phẩy sau tham số value_if_true thì hàm IF sẽ trả về giá trị bằng 0, điều này có nghĩa rằng thành quả trả về không tương thích với công thức =IF(B1>10, “Good”,).

Lần nữa, lý do thuyết phục nhất để đặt “” trong tham số thứ ba là bạn có thể nhận kết quả rỗng nếu điều khiện không thỏa mãn =IF(B1>10, “Good”, “”).

IF formulas with the value_if_false argument omitted

3. Làm cho hàm IF hiện lên giá trị TRUE hoặc FALSE

Nếu bạn mong muốn các công thức Excel có khả năng hiện lên các kết quả logic như TRUE hoặc FALSE khi một điều kiện nhất định được thỏa mãn thì bạn phải gõ TRUE trong ô tham số value_if_true. Ô value_if_false có thể điền vào là FALSE hoặc để trống. Đây chính là một VD cho công thức trên:

Xem thêm: Hàm OR trong Excel là gì?

=IF(B1>10, TRUE, FALSE)

hoặc

=IF(B1>10, TRUE)

an example of the IF function that displays logical values TRUE or FALSE
Chú ý. Nếu bạn mong muốn hàm IF trả về giá trị TRUE và FALSE như thành quả logic (Boolean) mà bí quyết excel khác có thể nhận dạng thì bạn cần đảm bảo rằng không đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Dấu hiệu của một Boolean trong một ô như bạn sẽ thấy trong hình ảnh minh họa trên.

Nếu bạn mong muốn giá trị “TRUE” và “FALSE” là ký tự thì hãy đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Trong trường hợp này, giá trị được trả về sẽ nằm bên trái và được định dạng là dạng General. Không có bí quyết Excel nào nhận dạng “TRUE” và “FALSE” là thành quả logic cả.

4. Khiến cho hàm IF hiển thị một phép toán và trả về một mục đích

Thay vì trả về một gái trị cụ thể thì bạn sẽ khiến cho công thức hàm IF kiểm duyệt điều kiện đưa rõ ra, tính toán một công thức toán và trả về thành quả dựa trên kết quả của phép toán đấy. Bạn thực hiện việc này bằng cách dử dụng các bí quyết sô học hoặc các hàm khác của Excel trong ô tham số value_if_true và /hoặc value_if_false. Dưới đây là một số VD điển hình:

VD 1:

=IF(A1>B1, C3*10, C3*5)

Công thức so sánh kết quả trong cột A1 và B1, và nếu giá trị trong cột A1 lớn hơn trong cột B1 thì kết quả sẽ là việc nhân giá trị trong ô C3 với C10, còn trái lại sẽ nhân với 5

VD 2:

=IF(A1<>B1, SUM(A1:D1), "")

Công thức sẽ so sánh giá trị trong các ô A1 và B1, nếu như giá trị trong ô A1 không bằng B1 thì công thức sẽ trả về giá trị là tổng của toàn bộ các kết quả từ ô A1 tới D1, trái lại thì sẽ là một chuỗi ký tự rỗng.

Một vài lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF trong Excel

Mời bạn đọc thêm một số lỗi thường gặp khi dùng hàm IF và cách khắc phục:

Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 (không)

Lỗi này xảy ra một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang bỏ trống.

Nếu mục tiêu của bạn là muốn thành quả trả về để trống thay vì 0, hãy thêm 2 dấu ngoặc kép (“”), hoặc thêm giá trị nhất định trả về.

Ví dụ: =IF(A1>5,”Đạt”,””) hoặc =IF(A1>5,”Đạt”,”Không Đạt”)

Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?

Lỗi này thường xuất hiện khi công thức của bạn bị sai chính tả, như thay vì IF thì lại thành UF hoặc OF do các phím U, I, O này ở gần nhau.

Để khắc phục, bạn hãy kiểm duyệt lại chính tả của công thức và các dấu ngoặc đã đủ chưa (đặc biệt trong hàm IF lồng).

Tổng kết

Hàm IF trong Excel là hàm điều kiện và tham chiếu căn bản và rất phổ biến khi cần chia loại dữ liệu. Thành thục hàm IF trong Excel sẽ là một nền tảng vững chắc để bạn có thể tăng trưởng và chinh phục những tính năng nâng cao hơn trong Excel. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của blogphanmem.vn

Nguồn: Tổng hợp

BÀI VIẾT LIÊN QUAN