Cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu đơn giản 2022

Đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệuBình thường, để đánh số thứ tự cột trong một bảng dữ liệu Excel, đa phần các bạn thường nhập số thứ tự trước tiênVD 1 rồi ở ô phía dướibạn nhập hàm =”ô đầu”+1 rồi kéo xuống hết cột muốn đánh số thứ tự, vậy là okeyytuy nhiên, nó rất thủ công và không thể sử dụng cách bình thường khi số cột quá lớn.

Bạn đang xem bài viết: Cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu đơn giản 2022

Hạn chế của AutoFilter khi đánh số thứ tự trong Excel

– Quan sát VD mà blogphanmem.com cung cấp về bảng dữ liệu được đánh số thứ tự trực tiếp

Đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

dùng AutoFilter khi lọc dữ liệu – Hình 1

Bạn có thể trải nghiệm tính năng AutoFilter để lọc nội dung trong cột D với điều kiện tên “Long“. Kết quả sau khi lọc như sau:

Đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

sử dụng AutoFilter khi lọc dữ liệu – Hình 2

Quan sát kết quả một khi lọc chúng ta có thể thấy, dữ liệu được đánh số thứ tự trong bảng Excel không chỉnh sửa sau khi kết thúc thực hành các bước lọc dữ liệu.

Nếu như để nguyên như vậy thì sẽ gây khó khăn cho người sử dụng khi cần theo dõi và phân bổ nội dungNó là một trong những hạn chế của tính năng lọc AutoFilter.

Vậy làm sao có khả năng đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu? Bạn có thể ứng dụng hàm SUBTOTAL mà chúng tôi chia sẻ phần nội dung dưới nhé.

Đánh số thứ tự bằng hàm SUBTOTAL trong Excel

Hàm SUBTOTAL với tính năng đánh số thứ tự trong Excel và đặc điểm của hàm

Chức năng: Hàm SUBTOTAL là hàm có thể sử dụng cho nhiều loại công thức: cộng, trung bình, đếm… mà chỉ tính với các giá trị không bị ẩn (bởi việc Hide RowHide ColumnLọc bỏ bởi không ổn kết quả trong Filter…)

vì vậy chúng ta có thể sử dụng tính năng của hàm SUBTOTAL để tạo ra bí quyết đánh số thứ tự trong Excel.

bí quyết hàm:

=SUBTOTAL(Function_num, ref1, [ref2]…)
trong đó,
  • Function_num: Số thể hiện thuật toán (tính tổng, đếm, tính trung bình…) (bắt buộc)
  • ref1: Vùng tham chiếu thứ 1 (bắt buộc)
  • ref2: Vùng tham chiếu thứ hai (nếu có, không bắt buộc) và có khả năng có nhiều vùng tham chiếu ngoài ra.

Công thức đánh số thứ tự trong Excel

Nguyên tắc: Việc đánh số thứ tự trong Excel có nguyên tắc chính là đếm những dòng có thông tin. Với mỗi dòng có nội dung phát sinh thì sẽ tính là 1 cơ quan, dòng kế đến có chứa nội dung thì sẽ bằng số thứ tự ở dòng trước cộng thêm 1.

Khi nhắc tới hàm đếm trong Excel, con người nghĩ tới hàm COUNT

Trong hàm SUBTOTAL cũng giúp đỡ việc đếm bằng việc sử dụng function_num là 3.

Vùng tham chiếu có thể chọn là vùng luôn chắc chắn có nội dung (để tránh việc trên cùng 1 dòng mà đếm ở vùng không có thông tin thì dòng đó sẽ không được tính). VD ở đây, con người chọn với cột D – cột nhân sự. Đếm xuất phát từ dòng thứ 2 nên sẽ bắt tay vào làm với ô D2. Khi đếm các dòng tiếp theo thì sẽ đếm cả những ô trước đó:

  • Số thứ tự tại dòng 2: “=COUNT(D2:D2)
  • Số thứ tự tại dòng 3: ”=COUNT(D2:D3)
  • Số thứ tự tại dòng 4: ”=COUNT(D2:D4)

Do D2 luôn xuất hiện trong bí quyết, nên bạn đọc cần cố định điểm D2.

bí quyết đếm số thứ tự tại ô A2 như sau:

=SUBTOTALL(3,$D$2:D2)

Sau đóFill Down công thức tại A2 xuống các dòng kế đến ở cột A

Kết quả hiển thị khi đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

sau khi sử dụng hàm SUBTOTAL ở cột STT và tính năng AutoFilter theo điều kiện là nhân sự ”Long”, ta thu được kết quả như sau:
Bây giờ Bạn có thể thấy việc đánh số thứ tự trong Excel này đã được thay đổi tự động theo kết quả lọc.
https://youtu.be/X2KmmOSSOqs

Cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu với hàm COUNTA

chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn thủ thuật Excel cách sử dụng hàm đánh số thự tự tự động trong excel với hàm COUNTA một cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Bước 1: xác định kết quả cần đạt được (diễn đạt bằng lời)

  • Đánh số thứ tự bắt đầu từ dòng thứ hai
  • nếu thông tin họ tên không có (dòng trống) thì thu thập giá trị rỗng (bỏ qua)
  • nếu có thông tin họ và tên thì STT sẽ là đếm tổng số họ và tên đã có

Bước 2: Cách dùng hàm COUNTA

A2 =IF(B2=””,0,COUNTA($B2:B2))

nội dung hàm được hiểu như sau:

IF(B2=””,0, là nếu như ô B2 bằng rỗng thì sẽ nhận kết quả stt = 0

COUNTA($B2:B2) hoàn cảnh ô B2 không rỗng, sẽ đếm những ô có dữ liệu trong khoảng ô B2 đến B2 (cố định điểm đầu là ô B2, điểm cuối không cố định để khi copy bí quyết sẽ có thể tự mở rộng tham chiếu này)

Hàm được làm ngay tại ô A2. Điểm bắt đầu hàm CountA là ô B2, điểm đầu này phải được cố định, còn điểm cuối không cố định để khi thay đổi vị trí ô cần tính STT ở cột A thì độ rộng của vùng họ và tên cần đếm sẽ thay đổi tương ứng

Đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

Như vậy chỉ bằng việc dùng hàm COUNTA Kết hợp với hàm IF, con người đã có khả năng tự động đánh số thứ tự cho cột STT trong Excel.

Tổng kết

Hi vọng với những sẻ chia hữu ích về các hàm trên đây, các bạn đã có thêm hiểu biết và thực hiện được cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu. Đây cũng là một trong những skill tin học văn phòng cần thiết đối với hoạt động sau này của bạn.

Vì thế, hãy tìm hiểu và nắm rõ để Dùng trong công việc nhằm đạt hiệu quả cao và tiết kiệm tối ưu thời gian làm việc nhé. Để cập nhật tin tức công nghệ mới nhất từ blogphanmem.vn, vui lòng theo dõi các bài viết sau nha!

BÀI VIẾT LIÊN QUAN