Hướng dẫn dùng hàm IF trong Excel dễ hiểu

Trong Excel có rất nhiều hàm, công thức dùng để tính toán giúp cho công việc của bạn nhanh chóng và hiệu quả. Để có thể hiểu rõ hơn, hôm nay ở bài viết này Blog Phần Mềm sẽ hướng dẫn bạn dùng hàm IF trong Excel dễ hiểu và nhanh chóng. Cùng theo dõi bài viết bên dưới nhé!

Hàm IF trong Excel là gì? 

Hàm IF trong Excel là hàm Excel căn bản và được dùng nhiều trong bảng dữ liệu Excel để thống kê số liệu. Hàm IF trong Excel có tính chất kiểm tra một điều kiện và trả về một thành quả nếu như điều kiện được thuyết phục, hoặc trả về một thành quả khác nếu điều kiện đó không được thuyết phụcbài viết sau đây sẽ chỉ dẫn bạn đọc cách dùng hàm IF trong Excel.

Hàm IF là hàm phổ biến và được nhiều người dùng trong quá trình làm việc trong Excel. mặc dù vậy, để có khả năng giải nhiều vướng mắc nhiều loại và phức tạp hơn thì chúng ta phải có sử dụng hàm IF lồng nhiều điều kiện.

Công thức hàm IF trong Excel

Hàm IF trong Excel có cú pháp thực hiện:

IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false]).

Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số, tuy nhiên chỉ có tham số trước tiên là chắc chắn phải có, còn 2 tham số còn lại là không bắt buộc

  • Logical_test: Là một thành quả hay biểu thức logic có thành quả TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). bắt buộc phải cóso với tham số này, chúng ta có thể chỉ rõ đấy là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức ghen tị nào.

Ví dụ: Biểu thức logic của Bạn có thể là hoặc B1=”sold”, B1<12/1/2014, B1=10 hoặc B1>10.

  • Value_if_true: Là thành quả mà hàm sẽ trả về nếu như biểu thức logic cho giá trị TRUE hay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn. Không chắc chắn phải có.

Ví dụ: bí quyết sau sẽ trả về từ “Good” nếu như thành quả ở ô B1 lớn hơn 10: =IF(B1>10, “Good”)

  • Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị FALSE hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn. Không chắc chắn phải có.

Ví dụ: nếu như bạn thêm biến thứ 3 là “Bad” vào bí quyết ở ví dụ trên, nó sẽ trả về từ “Good” nếu như giá trị ở trong ô B1 lớn hơn 10, còn nếu ngược lại thì giá trị trả về sẽ là “Bad”:

=IF(B1>10, "Good", "Bad")

Excel IF function - formula example

Làm sao để lồng nhiều hàm IF trong Excel

Phía dưới là một VD nổi bật nhất về lồng nhiều hàm IF trong Excel với điều kiện. Giả sử bạn có một danh sách học sinh cột A và điểm số tương ứng ở cột B. chúng ta mong muốn phân loại theo những điều kiện như sau:

  • Xuất sắc: Trên 249
  • Tốt: Từ 200 đến 249
  • Trung bình: Từ 150 đến 199
  • Yếu: Dưới 150

Hãy cùng viết hàm IF trong Excel lồng nhau dựa trên những tiêu chí trên. Đây là thời cơ rèn luyện bắt đầu từ những điều kiện quan trọng nhất, viết công thức càng đơn giản càng tốtcông thức hàm IF trong Excel lồng nhau của bạn như sau:

=IF(B2>249, “Xuất sắc”, IF(B2>=200, “Tốt”, IF(B2>150, “Trung bình”, “Yếu”)))

lỒNG NHIỀU HÀM if

Với phần đông người hàm IF lồng nhau có thể phức tạpbạn có thể cảm thấy dễ hiểu hơn nếu như hàm IF lồng nhau theo cách này:

=IF(B2>249, “Xuất sắc”,

=IF(B2>=200, “Tốt”,

=IF(B2>150, “Trung bình”, “Yếu”)))

Thực tế, công thức yêu cầu của Excel đánh giá điều kiện trước tiên của công thức hàm IF có đúng khôngnếu như điều kiện logic, ổn thì Excel sẽ trả về thành quả mà bạn muốn khi điều kiện được đáp ứngnếu như điều kiện đầu tiên không hợp lý thì hàm sẽ lại kiểm tra 2 điều kiện còn lại.

IF(kiểm tra if B2>=249, if đúng – trả về “Xuất sắc”, nếu như không

IF(kiểm tra if B2>=200, if đúng – trả về “Tốt“, nếu như không

IF(kiểm tra if B2>150, if đúng – trả về “Trung bình”, if sai –

trả về “Yếu“)))

Một số hàm kết hợp với hàm IF

Hàm IF nhiều điều kiện kết hợp hàm AND.

Bình thường với những yêu cầu thực tế bạn phải cần thỏa mãn nhiều điều kiện cùng lúc. Chính Vì vậy bạn cần kết hợp hàm AND để chắc chắn các yếu tố điều kiện đều được đảm bảo.

Cú pháp của hàm AND: AND(logical1, logical2,…)

Trong đó logical1 và logical2 là 2 mệnh đề logic.

Kết quả trả về của hàm AND:

  • TRUE: Khi tất cả các mệnh đề logic đều đúng.
  • FALSE: Khi có một mệnh đề logic bất kì trong hàm bị sai.

Chúng ta thường đặt hàm AND trong biểu thức logic của hàm IF để xét điều kiện cho hàm IF.

Ví dụ: Cho ra kết quả thi tuyển vào lớp 10 dựa vào kết quả thi 3 môn, điều kiện xét tuyển là nếu học sinh đỗ phải đạt tổng điểm 3 môn lớn hơn hoặc bằng 18 điểm và vẫn chưa có môn nào đạt điểm 0.

Hàm IF nhiều điều kiện

Hàm IF nhiều điều kiện

 

Vậy trong hoàn cảnh này chúng ta sẽ dùng hàm IF tích hợp hàm AND với điều kiện là tổng điểm >=18 và không có môn nào bị điểm 0.

Để xếp loại cho học sinh trước tiên, tại ô I4, ta nhập công thức: =IF(AND(H4>=18,E4<>0,F4<>0,G4<>0),“Đỗ”,“Trượt”)

Trong đó:

  • AND(H4>=18,E4<>0,F4<>0,G4<>0): Là biếu thức so sánh với các yếu tố:
    • H4>=18: So sánh tổng điểm có lớn hơn 18 hay không?
    • E4<>0: Kiểm duyệt điểm toán có khác 0 hay không?
    • F4<>0: Kiểm tra điểm văn có khác 0 hay không?
    • G4<>0: Kiểm duyệt điểm anh có khác 0 hay không?
  • “Đỗ”: Giá trị trả về của hàm nếu biếu thức so sánh trả về là đúng.
  • “Trượt”: Giá trị trả về của hàm IF nếu biểu thức so sánh trả về là sai.

Một khi nhập công thức cho ô I4, ta kéo xuống copy bí quyết cho những học sinh còn lại. Hoàn tất ta sẽ được kết quả như hình sau:

Hàm IF nhiều điều kiện

Hàm IF nhiều điều kiện

 

Chú ý: Hàm AND chỉ chả về kết quả TRUE khi tất cả các biểu thực logic bên trong đều được thỏa mãn.

Hàm IF nhiều điều kiện kết hợp hàm OR

Cú pháp của hàm OR trong Excel: OR(logical1, logical2,…)

Trong đó logical1 và logical2 là 2 mệnh đề logic.

Kết quả trả về của hàm OR:.

  • TRUE: Khi có một mệnh đề logic bất kì trong hàm OR là đúng.
  • FALSE: Khi tất cả các mệnh đề bên trong hàm OR đều sai.

Bạn sử dụng kết hợp các hàm IF và hàm OR theo cách tương tự như với hàm AND ở trên.

Ví dụ: Có bảng danh sách học sinh có họ tên, điểm thi lần 1 và điểm thi lần 2. hoàn thành cột kết quả với điều kiện là: nếu như điểm thi lần 1 >= 20 hoặc điểm thi lần 2 >=30 thì kết quả là “Đỗ”, ngược lại nếu như điểm thi lần 1 <20 và điểm thi lần 2 <30 thì kết quả là “Trượt”.

Kiểm tra nhiều điề kiện trong Excek

Hàm IF nhiều điều kiện

 

Vậy trong hoàn cảnh này chúng ta sẽ dùng hàm IF tích hợp hàm OR với điều kiện là điểm thi lần 1 >= 20 hoặc điểm thi lần 2 >=30 thì kết quả là “Đỗ”, ngược lại nếu như điểm thi lần 1 <20 và điểm thi lần 2 <30 thì keert quả là “Trượt”

Để xếp loại cho học sinh trước tiên, tại ô E4, ta nhập công thức: =IF(OR(C4>=20,D4>=30),“Đỗ”,“Trượt”)

Trong đó:

  • OR(C4>=20,D4>=30): Là biếu thức so sánh với các yếu tố:
    • C4>=20: Kiểm tra điểm thi lần 1 có >=20 hay khống?
    • D4>=30: Kiểm tra điểm thi lần 2 có >=30 hay khống?
  • “Đỗ”: Giá trị trả về của hàm nếu biếu thức so sánh trả về là đúng.
  • “Trượt”: Giá trị trả về của hàm IF nếu biểu thức so sánh trả về là sai.

Sau khi nhập công thức cho ô E4, ta kéo xuống copy công thức cho những học sinh còn lại. Hoàn tất ta sẽ được kết quả như hình sau:

Hàm IF nhiều điều kiện

Kiểm tra điều kiện trong Excel

 

Hàm CONCAT/CONCATENATE

Dưới đây là ví dụ về cách sử dụng hàm CONCAT/CONCATENATE, giả sử bạn có một danh sách học sinh cột A và điểm số tương ứng ở cột B. Phân loại như sau:

=CONCATENATE(IF(B2=”A”, “Xuất sắc”, “”), IF(B2=”B”, “Tốt”, “”), IF(B2=”C”, “Trung bình”, “”), IF(B2=”D”, “Yếu”, “”))

Hàm CONCAT/CONACATE

Nối nhiều chuỗi với nhau

Tương tự như ví dụ của trên, ta có công thức như sau:

=IF(B2=”A”, “Xuất sắc”, “”) & IF(B2=”B”, “Tốt”, “”) & IF(B2=”C”, “Trung bình”, “”) & IF(B2=”D”, “Poor “, “”)

Hàm if Nối nhiều chuỗi

Một số hàm lồng nhiều điều kiện khác

Hàm IFS

Ích lợi của việc dùng hàm IFS là Bạn có thể nhập 1 chuỗi điều kiện trong 1 bí quyết. Kết quả theo sau mỗi điều kiện có thể được sử dụng khi điều kiện đúng, khiến việc đọc và viết công thức dễ dàng hơn.

Ví dụ: Nếu bạn muốn có số tỷ lệ giảm giá mà mỗi người sử dụng nhận được dựa trên số lượng giấy phép của họ, khi sử dụng hàm IFS, bí quyết sẽ như sau:

=IFS(B2>50, 40, B2>40, 35, B2>30, 30, B2>20, 20, B2>10, 15, B2>5, 5, TRUE, 0)

Hàm IFS

Nếu thay bằng hàm IF lồng ghép, công thức sẽ như thế này:

=IF(B2>50, 40, IF(B2>40, 35, IF(B2>30, 30, IF(B2>20, 20, IF(B2>10, 15, IF(B2>5, 5, 0))))))

Hàm VLOOKUP

Không phải bao giờ chúng ta cũng sử dụng được hàm VLOOKUP, chỉ trong một số điều kiện nhất định con người mới dụng được hàm VLOOKUP thay thế hàm IF lồng. Cụ thể:

  • Giá trị trong các điều kiện phải ở dạng số
  • Các điều kiện tuân thủ theo trình tự tăng dần và có tính liên tục

Đề bài: Xác định mức thưởng dựa trên điểm KPI đạt được của từng nhân viên?

Vậy ta có công thức tại ô E3:

=VLOOKUP(D3, $I$3:$J$10, 2,1)

Hàm VLOOKUP

Hàm SWITCH

Hàm SWITCH là so sánh một biểu thức với một danh sách giá trị và trả kết quả theo giá trị khớp đầu tiên. Nếu không tìm được kết quả phù hợp nào có thể trả về giá trị mặc định.

Cấu trúc của hàm SWITCH:

=SWITCH(expression, value1, result1, [default or value2, result2],…[default or value3, result3])

Lưu ý: Hàm SWITCH chỉ hỗ trợ ở phiên bản Microsoft Excel 2019 và Microsoft 365

Để hiểu một cách rõ ràng hơn ta cùng tìm hiểu ví dụ: Giả sử, bạn có một số từ được viết tắt và bạn muốn trả lại tên đầy đủ cho chúng:

  • DR – Duplicate Remover
  • MTW – Merge Tables Wizard
  • CR – Combine Rows.

Khi sử dụng SWITCH trong Excel:

Hàm switch

Nếu bạn sử dụng hàm IF trong Excel thì cần nhiều thời gian để nhập hơn:

Khi sử dụng hàm if

Khi chúng ta sử dụng hàm SWITCH rất hữu ích trong quá trình sử dụng Excel trong công việc, nó sẽ là trợ thủ đắc lực cho chúng ta.

Tổng kết

Như vậy, qua bài viết này mình đã tổng hợp những hàm IF trong Excel và cách sử dụng chúng đơn giản và dễ hiểu. Hy vọng những thông tin trên sẽ bổ trợ và giúp ích được cho bạn. Chúc các bạn thành công!

BÀI VIẾT LIÊN QUAN