Bạn đang loay hoay tìm cách đánh số thứ tự trong excel? Bạn chưa được biết đến các hàm số thứ tự trong excel? Bạn gặp các lỗi khi đánh số thứ tự trong excel? Đọc ngay bài viết sau của blogphanmem.vn.
Bạn đang đọc bài viết: Tổng hợp các hàm số thứ tự – Cách đánh số thứ tự trong excel đơn giản nhất
Nội dung bài viết
Cách đánh số thứ tự trong excel bằng việc kéo chuột
Đánh số thứ tự trong Excel bằng việc kéo chuột là cách làm đơn giản và phổ biến nhất.
Bước 1: Mở Excel, trong hai ô trước tiên, nhập số thứ tự tương ứng với số thứ tự bạn phải cần hiện.
Ví dụ: nhập 1 và 2 ở hai ô đầu tiên, bạn có được dãy: 1, 2, 3, 4, 5,… Nhập 2 và 4 ở hai ô trước tiên, bạn đạt được dãy: 2, 4, 6, 8, 10,…
Bước 2: Chọn hai ô trước tiên, rê chuột tới góc của ô thứ 2 để hiện dấu thập đen, click vào dấu thập đen và kéo chuột bắt đầu từ ô thứ 2 tới ô có thứ tự mà bạn ước muốn.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng Fill
Bước 1: Mở Excel, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên. Chọn Fill, chọn Series ở thanh điều khiển.
Bước 2: Ở bảng Series, chọn các loại đánh số bạn cần chèn cho dãy.
Có 4 kiểu đánh số:
- Linear: đánh số tăng dần.
- Growth: đánh số lũy tiến.
- Date: đánh số theo ngày tháng.
- AutoFill: đánh số tự động.
Và 2 dấu hiệu của dãy số:
- Rows: đánh số theo hàng.
- Columns: đánh số theo cột.
Ví dụ: ở bảng này, dãy được đánh theo kiểu Linear là kiểu tăng dần và được đánh số theo Rows là theo hàng.
- Trong Step value, nhập số thứ tự bắt tay vào làm.
- Trong Stop value, nhập số thứ tự kết thúc.
- Nhấn OK để coi như hoàn tất, kết quả bảng sẽ hiện ra các số theo thứ tự từ 1 đến 14.
Đánh số thứ tự bằng hàm số thứ tự trong excel – hàm SEQUENCE
Chọn ô bắt tay vào làm của dãy số > Nhập công thức “=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)” > Nhấn Enter.
ví dụ: Ta cần đánh số cho 7 hàng nên sẽ dùng công thức “=SEQUENCE(7)“.
dùng hàm Sequence đánh số thứ tự từ 1 đến 7
Xem thêm bài viết: Hàm Round dùng để làm gì? Cách dùng hàm Round chuẩn nhất 2022
Đánh số thứ tự trong excel bằng hàm số thứ tự – hàm ROW
Bạn cũng có thể sử dụng hàm Excel để đánh số thứ tự. so với cách dùng Fill Handle và Fill Series ở trên, số thứ tự được điền là giá trị tĩnh. có nghĩa là nếu bạn thêm hoặc xóa các hàng trong trang tính của mình, các số được gán sẽ không thay đổi. vì vậy, bạn có thể phải thực hiện việc cập nhật lại số hàng cho đúng thứ tự.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng hàm ROW thay vì 2 phương pháp trước tiên. Cách thực hiện như sau:
bạn điền công thức “= ROW() – 1” vào ô trước tiên của cột số thứ tự (ở ví dụ này là ô A2), sau đấy sao chép và dán công thức này vào tất cả các ô còn lại của cột số thứ tự (bạn có thể sử dụng thực hành các bước kéo thả Fill Handle để đẩy nhanh quá trình).
Lưu ý: Hàm ROW() hiển thị số thứ tự của hàng hiện tại. đó là lý do tại sao trong ví dụ này, Taimienphi.vn trừ đi 1 trong công thức bởi số thứ tự bắt đầu từ hàng thứ hai trở đi. nếu dữ liệu của bạn xuất phát từ hàng số 6, bạn cần nhập công thức là “=ROW() – 5”.
Điều tuyệt vời của việc dùng hàm ROW để đánh số thứ tự trong Excel là khi mà bạn thêm hay xóa các hàng, số thứ tự sẽ được tự động căn chỉnh.
Dùng hàm số thứ tự COUNTA để đánh số thứ tự trong excel
Hàm COUNTA được dùng để chỉ đánh số thứ tự so với các hàng có dữ liệu. bạn nhập công thức sau vào ô đầu tiên của cột số thứ tự (trong ví dụ là ô A2).
A2 = IF(ISBLANK(B2),””,COUNTA($B$2:B2))
so với hàm IF(ISBLANK(B2),””,COUNTA($B$2:B2)), ta có:
– IF(ISBLANK(B2),””: kiểm tra coi ô liền kề trong cột B có trống hay không. nếu trống, nó sẽ trả kết quả là một chỗ trống.
– COUNTA($B$2:B2): Đếm các ô chứa dữ liệu, trong số đó $B$2:B2 là phạm vi mà hàm COUNTA được sử dụng (luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây chính là B2, nếu như không thì hàm sẽ gặp hư hại đối với các ô bên dưới).
Sau đó, sao chép và dán công thức vào tất cả các ô còn lại trong cột số thứ tự (bạn có thể sử dụng công dụng kéo thả Fill Handle).
Dùng hàm số thứ tự bằng cách kết hợp hàm SUBTOTAL lồng hàm IF
Hàm đánh số thứ tự theo nhóm trong Excel
Trong đó:
bí quyết hàm IF là =IF(logical test, value if true, value if false),
- logical_test: điều kiện cần kiểm duyệt của hàm IF
- value if true: kết quả trả về nếu dữ liệu không thỏa mãn điều đúng
- value if false: kết quả trả về nếu dữ liệu không thỏa mãn điều sai
công thức hàm SUBTOTAL có các đối số:
- funtion_num: các con số từ 1 – 11 có thể được bỏ qua các ô đã được lọc ra, các hàng sẽ được ẩn thủ công; còn số từ 101 – 111 là bỏ qua các ô được lọc ra và ẩn thủ công. nếu bạn điền hàm SUBTOTAL vào 1 ô, Excel sẽ nói ra danh sách các con số1-11 hoặc 101-111 này cho bạn đơn giản để chọn.
- ref1, ref2,…: vùng ô cần điền giá trị dữ liệu
- Ref1: tham số bắt buộc phải có trong công thức hàm
- Ref2: từ ref2 đến số 254 là không bắt buộc.
Lỗi đánh số thứ tự trong Excel
Lỗi không kéo được số thứ tự trong Excel
cần quan tâm rằng khi sử dụng thủ thuật excel cần đánh số thứ tự trong Excel theo cách kéo chuột xuống các ô phía dưới, bạn buộc phải bôi đen cả hai ô đầu tiên, rồi rê chuột tới góc trái bên dưới của ô thứ hai cho đến khi thấy xảy ra dấu thập màu đen thì mới kéo chuột bắt đầu từ ô thứ hai tới các ô phía dưới cần đánh số thứ tự.
tuy nhiên nếu như bạn không thấy xảy ra chữ thập đen này thì tính năng đánh số thứ tự tự động đang mắc phải lỗi.
Để hồi phục lại công dụng này, bạn dễ dàng chỉ phải thực hiện theo các bước dưới đây và dấu thập màu đen sẽ tiếp tục xảy ra để Bạn có thể kéo công thức đánh số thứ tự xuống các ô bên dưới một cách nhanh chóng và đơn giản.
Bước 1: bấm chọn file => chọn Options.
Bước 2: Trong hộp thoại Excel Options hiện ra, bấm chọn mục Advanced => bấm chọn dấu tích vào box đầu dòng chữ Enable fill handle and cell drag-and-drop.
Bước 3: Cuối cùng, chỉ phải bấm chọn OK để hoàn tất.
Khi này bạn sẽ thấy dấu thập màu đen xuất hiện khi bạn đưa con trỏ chuột vào góc dưới bên trái của ô, tiếp theo chỉ cần kéo dấu thập này xuống là bạn sẽ được dãy số thứ tự mình cần.
Không Fill Series được trong Excel
Đây là lỗi mà nhiều người dùng Excel đôi khi vẫn gặp phải khi sử dụng công thức của Hand-fill tuy nhiên lại không bắt chước được công thức từ dòng bên trên xuống dòng bên dưới như bình thường. Bên cạnh đấy, trong một vài hoàn cảnh, kết quả trả về chỉ hiện được ở duy nhất dòng trước tiên.
Bạn đừng quá sợ vì thực tế đây chính là một lỗi hết sức cơ bản và cách khắc phục cũng không tốn nhiều thời gian.
Cách 1: chúng ta có thể khắc phục bằng việc gọi lại dấu thập màu đen để kéo bí quyết từ ô bên trên xuống các ô bên dưới như ở phần trên.
Cách 2: làm theo chỉ dẫn dưới đây:
- Bước 1: Bấm chọn file trên thanh công cụ => chọn Options.
- Bước 2: Bấm chọn Formulas => chọn Calculation options => bấm để chọn nhấn dấu tích vào box Automatic (vì trong calculation hiện đang để chọn Manual).
- Bước 3: Bấm chọn OK để hiển thị.
lúc đó bạn có thể thấy lỗi không Fill Series được trong Excel hiện đã được sửa đổi hoàn toàn.
Không đánh số thứ tự liên tục được trong Excel
nếu mắc phải lỗi này, để khôi phục lại chức năng đánh số thứ tự liên tục đối với các dữ liệu không liên tục, Bạn có thể đọc thêm bí quyết phía dưới để điền các số vào
=if($b1<>””,counta($b$1:$b1),””)
trong đó, điều kiện ô B1 hoàn toàn không chứa dữ liệu hoặc công thức nào.
Còn với các ô có dữ liệu hoặc bí quyết, Bạn có thể tham khảo hàm phía dưới để điền số vào:
=if(Len(B1)>0,CountA($B$1:B1),””)
Tổng kết
Vậy bạn đã chọn được cho mình một hàm số thứ tự để đánh số thứ tự trong excel chưa? Chúc các bạn thực hiện thành công và đừng bao giờ quên chia sẻ tới người thân, những người bạn nếu thấy bài viết của blogphanmem.vn hữu ích nhé!
