Một trong những thủ thuật của Excel mà ai cũng cần biết là cách lọc dữ liệu trong Excel, để hiểu rõ hơn về lọc dữ liệu, hãy cùng Blog Phần Mềm đọc bài viết phía dưới nhé!
Bạn đang xem bài viết: Cách lọc dữ liệu trong Excel
Nội dung bài viết
Bộ lọc trong Excel là gì?
Bộ lọc trong Excel, hay còn gọi là Bộ lọc Tự động trong Excel – AutoFilter, là một cách nhanh gọn để hiển thị thông tin liên quan tại một thời điểm nhất định và xóa các dữ liệu không ảnh hưởng khác. Chúng ta có thể lọc hàng trong trang tính Excel bằng thành quả, bằng định dạng hay bằng điều kiện. Một khi sử dụng bộ lọc, bạn có thể sao chép, thay đổi, tạo biểu đồ hay in chỉ những hàng được hiển thị mà không hẳn phải phân bổ lại tất cả danh sách.
Xem thêm: 6 lỗi #VALUE! trong Excel và cách khắc phục
Đây là chế độ lọc đơn giản nhất trong Excel. Chức năng lọc còn có thể xử lý được rất nhiều hoạt động với độ khó hiểu cao; lúc đó ta phải dùng đến Advanced Filter
Lọc dữ liệu trong Excel bằng bộ lọc Filter
Bộ lọc Filter trong Excel có chức năng giúp người sử dụng lọc dữ liệu theo các điều kiện đưa ra. Khi lọc, trên màn hình sẽ xuất hiện những hàng đã đáp ứng điều kiện xác định và ẩn đi những hàng không đáp ứng đòi hỏi.
- Bước 1: Nhập toàn bộ các dữ liệu vào bảng excel.
- Bước 2: Chọn vùng cần lọc dữ liệu.
- Bước 3: Vào Home > Chọn Sort & Filter > Filter.
- Bước 1: Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở cột mà bạn muốn lọc.
- Bước 2: Bỏ chọn hộp Select All để bỏ chọn tất cả dữ liệu một cách nhanh chóng.
- Bước 3: Chọn dữ liệu cần lọc và nhấn OK.
- Bước 4: Kiểm tra kết quả.
Lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ
Nếu như bạn chỉ muốn lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ của tất cả bảng tính, thực hành các bước tiến hành sẽ như sau:
Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu cần lọc và gọi công cụ Filter. Lúc này phần đầu mục bạn chọn lựa sẽ xuất hiện nút tam giác, là đặc điểm cho ta biết dữ liệu đã được chuẩn bị sẵn sàng để lọc.
Trong hình ảnh minh họa, ta đang chọn vùng “Bộ phận công tác” để lọc.
Bước 2: Click vào dấu tam giác để cung cấp dữ liệu cho bộ lọc. Trong hình ảnh minh họa, ta sẽ lọc toàn bộ những người đang công tác tại phòng ban Marketing.
Bước 3: Nhấn OK, lúc này toàn bộ các ô có nội dung phù hợp sẽ xuất hiện còn tất cả các ô khác sẽ được tạm ẩn để bạn dễ dàng hơn trong các thao tác tiếp theo.
Lọc dữ liệu trong Excel theo màu sắc
Tiện ích Filter còn cung cấp một cách lọc rất hay, đấy là lọc theo màu sắc đối với những vùng dữ liệu được tô màu. Khi thực hành các bước trong vùng dữ liệu này, Excel cung cấp thêm tính năng Filter by Color giúp cho bạn có thêm Lựa chọn trong việc lọc dữ liệu trong bảng tính.
Lọc và đánh dấu dữ liệu trùng nhau trong hàng trong Excel
Các bước để sử dụng thủ thuật excel hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong các hàng trong Excel phức tạp hơn so với lọc dữ liệu trong các cột.
Ví dụ
Cho bảng dữ liệu như sau:
Lọc dữ liệu trong cột liền kề
Trong cột liền kề, chúng ta sử dụng công thức, hàm Excel dưới đây:
= A2&B2&C2&D2
Kéo công thức này xuống toàn bộ các hàng trong bảng tính. bí quyết Excel trên kết hợp toàn bộ các thành quả ô dưới dạng một chuỗi duy nhất. ngoài những điều ấy ra con người cũng có thể trải nghiệm hàm Concatenate để nối, tích hợp các chuỗi văn bản.
Bằng cách trên chúng ta tạo được một chuỗi văn bản duy nhất cho mỗi hàng. nếu có hàng nào chứa dữ liệu bị trùng lặp, các chuỗi được tạo sẽ giống nhau.
Lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel:
Chọn phạm vi có các chuỗi tích hợp (E2: E16 trong ví dụ này).
Bước 1: Chọn phạm vi có các chuỗi văn bản được nối bằng hàm Excel ở trên, trong hoàn cảnh này là E2 : E16.
Bước 2: tiếp theo truy cập Home => Conditional Formatting => Highlight Cell Rules => Duplicate Values.
Bước 3: Trên hộp thoại Duplicate Values hiển thị trên màn hình, chọn giá trị là Duplicate từ menu và chỉ định màu mà bạn muốn sử dụng để đánh dấu các thành quả, dữ liệu trùng nhau.
Trong hộp thoại thành quả Trùng lặp, hãy cam kết rằng bản sao được chọn và sau đấy chỉ định màu mà bạn mong muốn đánh dấu các thành quả trùng lặp.
Lúc này các giá trị trùng nhau trong cột E sẽ được đánh dấu và làm nổi bật.
Lọc và đánh dấu toàn bộ các dữ liệu
Trong ví dụ trên, chúng ta chỉ lọc và đánh dấu các dữ liệu là các chuỗi mà chúng ta đã tạo. Để lọc và đánh dấu toàn bộ các dữ liệu trong toàn bộ các hàng trùng nhau, bạn thực hiện theo các bước sau:
Xem thêm: Cú pháp hàm IF trong Excel, 4 cách dùng phổ biến nhất kèm ví dụ
Trong cột liền kề, nhập công thức dưới đây:
=A2&B2&C2&D2
Kéo công thức trên xuống tất cả các hàng trong bảng tính. Công thức này nối, kết hợp tất cả các giá trị ô dưới dạng một chuỗi duy nhất.
Chọn vùng dữ liệu từ A2: D16.
Tiếp theo truy cập Home => Conditional Formatting => New Rule.
Trên hộp thoại New Formatting Rule, bạn click chọn Use a formula to determine which cells to format.
Nhập công thức, hàm Countif dưới đây vào khung bên Format values where this formula is true:
=COUNTIF($E$2:$E$16,$E2)>1
Cuối cùng click chọn Format rồi click chọn OK. Công thức hàm Excel trên sẽ lọc và đánh dấu tất cả các hàng có dữ liệu trùng nhau.
Xóa dữ liệu hàng trùng nhau trong Excel
Thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu.
Bước 2: Truy cập Data => Data Tools => Remove Duplicates.
Bước 3: Trên hộp thoại Remove Duplicates hiển thị trên màn hình:
- Nếu dữ liệu bạn chọn có chứa tiêu đề, đánh tích chọn tùy chọn My data has headers.
- Đảm bảo bạn đã chọn tất cả các cột rồi click chọn OK để áp dụng thay đổi.
Xóa dữ liệu trùng nhau trong một cột trong Excel
Để xóa các dữ liệu trùng nhau trong một cột trong Excel, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn dữ liệu trùng nhau mà bạn muốn xóa.
Bước 2: Truy cập Data => Data Tools => Remove Duplicates.
Bước 3: Trên hộp thoại Remove Duplicates hiển thị trên màn hình:
- Nếu dữ liệu bạn chọn có chứa tiêu đề, đánh tích chọn tùy chọn My data has headers.
- Đảm bảo cột đã được chọn (trong trường hợp này chỉ có một cột được chọn) rồi click chọn OK để áp dụng thay đổi.
Tổng kết
Trên đây là cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản và nhanh chóng. Bằng những hướng dẫn này, hy vọng bạn có thể áp dụng được trong công việc để tăng hiệu suất khi làm việc. Chúc bạn áp dụng thành công! Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của blogphanmem.vn