Nếu như bạn là một nhân viên văn phòng, thì việc quản lý toàn bộ văn bản của công ty và donah nghiệp là một vấn đề lớn. Việc không kiểm soát được văn bản sẽ làm mất thời gian và công việc khó đạt hiệu quả cao. Trong bài viết này, để gỡ rối những khó khăn, hãy cùng blogphanmem tìm hiểu những phần mềm quản lý văn bản hiệu quả và tốt nhất hiện nay.
Bạn đang xem bài viết: Phần mềm quản lý văn bản
1. Phần mềm quản lý văn bản là gì?
Quản lý văn bản là điều cần làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi đơn vị, đơn vị. Và để làm cho tốt được việc quản lý văn bản, những văn bản này cần được chia loại và công ty sắp xếp một cách bài bản, ngăn nắp, theo thứ tự, để thuận tiện lưu giữ, tìm kiếm, song song giảm thiểu được những rủi ro mất mát khuyết điểm văn bản của doanh nghiệp.
Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý chi tiêu, tài chính của bạn hiệu quả
Ngày trước, bí quyết lưu trữ văn bản, hình ảnh hay được tiến hành theo cách thủ công như chia loại, bố trí thủ tục, sổ sách…sau đó được lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu giữ. Việc khiến này thường tốn thời gian, công sức cũng giống như tốn diện tích lưu giữ và thậm chí giá thành bảo quản rất cao. khi mà đó, việc vận dụng ứng dụng lưu trữ văn bản, hình ảnh đang dần trở thành thiên hướng ngày nay trong việc vun đắp chính quyền điện tử. hơn nữa, ứng dụng lưu trữ văn bản giúp các tổ chức, cơ quan tiết kiệm về thời kì và giá thành, nâng cao hiệu quả hoạt động và cam kết tính bảo mật cho đơn vị.
2. Top 9 phần mềm quản lý văn bản tốt nhất
DocEye: Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả
DocEye là một phần mềm quản lý văn bản đạt kết quả tốt có được đầy đủ các tính năng từ căn bản đến nâng cao mà các cơ quan và công ty đều mong muốn. phần mềm được xem là phương án toàn diện dành cơ mọi đơn vị, công ty giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả thực hiện công việc và dễ dàng tìm kiếm hơn đối với trước.
Một vài tính năng nổi bật của phần mềm:
- Thu nhận và phân loại thông tin tài liệu.
- Giúp người dùng cập nhật, thay đổi, tạo việc từ tệp tài liệu cá nhân, cùng định dạng thư mục và chia sẻ tài liệu với kho tài liệu chung, các bộ phận trong cùng bộ máy.
- linh động tùy chỉnh theo mong muốn của từng người mua hàng về công đoạn quản lý tài liệu.
- Quản lý, chọn lựa chia sẻ tài liệu công việc rất nhanh không bị giới hạn.
- thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người sử dụng.
- Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý,…)
- Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị tổ chức (mẫu form, mẫu từ hành chính,…)
Lưu ý: Bạn có thể đăng ký để dùng thử phần mềm miễn phí. Sau đó, bạn phải trả phí với các gói:
- Gói ONLINE STANDARD:000.000 VNĐ/năm.
- Gói ONLINE BUSSINESS:000.000 VNĐ/năm.
- Gói ONLINE PREMIUM:000.000 VNĐ/năm.
Giaduynguyen.com: Phần mềm quản lý văn bản, công văn miễn phí
giaduynguyen.com là phần mềm quản lý văn bản, công văn miễn phí với đầy đủ các chức năng quản lý công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ,… giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được quá nhiều thời gian và công sức trong vấn đề quản trị văn bản. ngoài những điều ấy ra phần mềm còn giúp người dùng trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên nhanh nhất và kịp thời.
Một số tính năng thu hút của phần mềm:
- giao diện thuần việt dễ dàng sử dụng.
- hỗ trợ thu nhận và chia loại thông tin tài liệu.
- nội dung được bảo mật an toàn.
- Tiết kiệm khoản chi vận hành.
- tìm kiếm và thống kê tài liệu rất nhanh.
CloudOffice: Phần mềm quản lý văn bản
CloudOffice là phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp nhất hiện nay. app được thiết kế một cách bài bản với rất đầy đủ chức năng trao đổi nội dung, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành hoạt động Trực tuyến trên internet máy tính. ngoài những điều ấy ra, app còn có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành hoạt động từ xa thông qua mạng internet.
CloudOffice: Phần mềm quản lý văn bản
Một vài tính năng nổi bật của phần mềm:
- Tiết kiệm tầm giá điều hành, vận hành và tiến độ giải quyết công tác.
- hỗ trợ công việc Thống kê Báo cáo, in sổ công văn.
- Cho phép đính file nội dung văn bản hẳn nhiên tiêu đề của văn bản.
- Cho phép quý khách khi xem văn bản sở hữu thể thực hiện bình luận hoặc đưa rõ ra quan niệm tư nhân liên quan tới văn bản.
- Cho phép phân loại văn bản theo các chủ đề khác nhau phù hợp mang lĩnh vực hoạt động quản lý của đơn vị, doanh nghiệp.
- Cho phép lãnh đạo đơn vị, công ty thực hiện duyệt y giải quyết văn bản tới ngay trên ứng dụng sở hữu năng lực chỉ đạo đối có từng tổ chức cụ thể.
- Cho phép gửi văn bản tới các doanh nghiệp cấp dưới hoặc nhận văn bản trong khoảng công ty cấp dưới hoặc doanh nghiệp khác
- khả năng điều hành công tác trong khoảng xa qua mạng internet tiện dụng.
- Phân hệ cá nhân giúp khách hàng tùy biến sử dụng, kiến lập các tính năng cho riêng tư nhân dùng.
Lưu ý: bạn sẽ đăng ký để sử dụng thử phần mềm không mất phí và được tư vấn về giá trước lúc đưa ra quyết định tìm phần mềm.
Codedao.com: Phần mềm quản lý văn bản miễn phí
Vào thời điểm hiện tại, hầu hết các đơn vị tổ chức vẫn lưu trữ văn thư dưới dạng văn bản giấy từ năm này qua năm khác. vì vậy, theo thời gian số lượng văn bản càng tăng lên dẫn đến việc lưu giữ và Lựa chọn vô cùng chông gai. Để giải quyết những vấn đề đó đã có codedao.com là phần mềm có thể hỗ trợ cho việc lưu trữ và tra cứu văn thư một cách mới mẻ, bảo mật, rất nhanh và chính xác nhất.
Codedao.com – Phần mềm quản lý văn bản miễn phí
Một số tính năng thu hút của phần mềm:
- bố cục và giao diện dễ dàng, thân thiện và dễ dàng để sử dụng.
- Giúp việc theo dõi và giải quyết văn thư đúng lúc, nhanh chóng và chính xác.
- giúp đỡ việc tra cứu rất nhanh toàn bộ các văn bản, công văn từ xưa đến nay.
- Tra cứu văn bản, công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau như: Loại văn bản, Ký hiệu, Ngày ban hành, nơi ban hành, nội dung tóm lược,…
- lưu giữ công văn kèm theo file đính kèm. tất cả các tệp đính kèm đều được mã hóa.
- có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Faceworks: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Bạn sở hữu hồ hết văn bản, thủ tục tuy nhiên không biết lưu trữ, bố trí thế nào cho đúng cách, hạn chế thất lạc và mong muốn kiếm tìm văn bản khi cần để tạo ra nhanh chóng cho công tác tuy nhiên bạn không thể Thống kê, phân loại những tài liệu, văn bản một cách thức tay chân vì số lượng quá to. số đông những trắc trở trên và nhiều yếu tố khác nữa có thể được khắc phục có biện pháp Faceworks: phần mềm điều hành văn bản và giấy tờ công việc.
Faceworks: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Một vài tính năng vượt bậc của phần mềm:
- lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách thức tập kết và bảo mật.
- kiếm tìm và truy xuất văn bản chóng vánh, tiện dụng mang nhiều mục tiêu rộng rãi.
- quản lý giấy má, tài liêu, lưu giữ đa số và khoa học, sắp đặt văn bản theo từng mẫu văn bản, từng thời gian, xếp đặt Báo cáo theo từng vụ việc.
- hỗ trợ đính kèm file kèm mang tên file lưu giữ trên ứng dụng, dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm, thuận tiện truy cập để coi thông tin của văn bản.
- Cập nhật văn bản tới, văn bản đi, Con số văn bản theo ngày, tháng, năm.
- bộ máy thông tin, cảnh báo qua trang chủ phần mềm, SMS, mail những văn bản cần gửi hay cần soạn thảo, hoặc những văn bản người dùng cần lưu ý.
Lưu ý: bạn sẽ đăng ký để dùng thử phần mềm không mất phí. Sau đấy, bạn phải cần đóng phí để tiếp tục tiêu dùng.
DMS Lạc Việt: Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ
DMS Lạc Việt là phần mềm quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ lưu giữ được thiết kế dành cho đơn vị công ty, tổ chức,… Nhằm mục đích quản lý, lấy và xử lý hồ sơ lưu trữ,… ứng dụng gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu đầu việc chính của một đơn vị lưu giữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo tổng hợp và thống kê,…
DMS Lạc Việt: Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ
Một số tính năng nổi bật của phần mềm:
- Giao diện được thiết kế đơn giản, thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng.
- Cung cấp hai công dụng tìm kiếm: Lựa chọn nhanh và chọn lựa nâng cao. có thể xuất kết quả của tìm kiếm ra tập tin excel nhằm tái dùng cho những hoạt động giải quyết hoạt động.
- Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo nhiều kho không giống nhau như kho chuyên dụng, kho tạm,…
- Lấy, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu đơn giản.
- Phân quyền người dùng tới từng công dụng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ.
- Hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu Trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện.
Lưu ý: chúng ta có thể đăng ký để dùng thử phần mềm không mất phí và được tư vấn về giá trước khi đưa ra quyết định mua ứng dụng.
Xem thêm: Link tải phần mềm iTaxViewer (Google Drive)
C-Office: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành
C-Office là phần mềm quản lý văn bản và điều hành và là giải pháp văn phòng điện tử trao cho các đơn vị, công ty một không gian làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng phần mềm hữu ích được kết hợp trong cùng một bộ máy trên giao diện Website phục vụ mọi hoạt động trong app văn phòng điện tử. ngoài những điều ấy ra ứng dụng còn số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, tự động quản lý công thức chuyên môn văn phòng với đạt kết quả tốt hoạt động cao.
Một vài tính năng thu hút của phần mềm:
- Quản lý công việc, nhắc việc: bao gồm tất cả các công việc điều hành thông qua phần mềm quản lý công văn, quản lý giao việc và các hoạt động liên quan đến dự án, hợp đồng,…
- Quản lý công văn: nắm bắt và lưu vết tất cả quá trình giải quyết văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của công ty, biết được văn bản nào ai đang giải quyết, chưa giải quyết, văn bản quá hạn,…
- Quản lý tất cả các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên bộ máy, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, Lựa chọn,…
- quản lý kho thư viện tài liệu sử dụng chung của tổ chức như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, chỉ dẫn, mẫu biểu, tài liệu sẻ chia.
- Cho phép người được phân quyền gởi các thông cáo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong đơn vị.
- gửi nhắc việc, thông cáo, cảnh báo qua email.
Lưu ý: chúng ta có thể đăng ký để sử dụng thử app không mất phí và được tư vấn về giá trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm.
EFY: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành
EFY là phần mềm quản lý văn bản và điều hành tương trợ công việc quản lý tác nghiệp và điều hành xử lý văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công tác trong những đơn vị hành chính Nhà nước. phần mềm EFY hỗ trợ số hóa công tác điều hành văn bản và quản lý tác nghiệp điều hành quy trình nghiệp vụ lấy và lưu giữ thông báo văn bản với đạt kết quả tốt công tác cao.
Một số tính năng vượt bậc của phần mềm:
- giao diện được ngoài mặt đơn thuần, chương trình gần gũi, dễ hiểu, dễ sử dụng.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và tăng tính chuyên nghiệp.
- thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, Con số Con số những dữ liệu tiện dụng.
- Cho phép người được phân quyền gởi các thông tin tới toàn thể cán bộ công viên chức trong tổ chức.
- lưu trữ ko ngừng số lượng văn bản một cách tụ họp và bảo mật.
Lưu ý: Bạn phải đóng phí để sử dụng phần mềm.
IBOM: Phần mềm quản lý văn bản
IBOM là một phần mềm quản lý văn bản tương trợ công tác quản lý văn bản, tài liệu của những cơ quan, công ty trở thành nhiều năm kinh nghiệm và tiết kiệm thời kì cho lưu giữ viên. có phần mềm IBOM người mua tiện lợi truy xuất, tra cứu thông tin văn bản tới, văn bản đi, văn bản ban phát và làm chủ, điều hành khắn khít các tài liệu văn bản lưu giữ.
IBOM: Phần mềm quản lý văn bản
Một số tính năng nổi trội của phần mềm:
- Luân chuyển giải quyết văn bản theo quy trình của công ty.
- Tự động lưu sổ văn bản phát hành, tích hợp sổ văn bản đến của phòng, ban, doanh nghiệp thành viên hay Công trình.
- Tự động lưu vết và theo dõi gần như giai đoạn xử lý.
- hỗ trợ kiếm tìm văn bản theo từ khóa, đơn vị ban hành, ngày ban hành,…
- hỗ trợ kiếm tìm full text theo nội dung file đính kèm, hỗ trợ tìm kiếm trên tài liệu pdf một lớp.
- tương trợ tư nhân thu nạp văn bản chỉ đạo, thông tin,…
3. Tổng kết
Trên đây là 9 phần mềm quản lý văn bản mà blogphanmem đã gợi ý cho bạn, bạn hãy áp dụng để có thể kiểm soát căn dữ liệu văn phòng của mình tốt hơn nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của blogphanmem.vn